「仕事分析」～社内報編集という仕事～ ①

以下の目次の通り、自分の仕事を分析したいと思います

次回

3. 得られたスキル

4. このスキルをどう生かすか？

1. 社内報って何？

おそらくこれを読んでくださっている多くの皆さんは、どこかの企業に勤務されていて、社内報という媒体に触れている、触れたことがあるかと思います。

たまに届くあれですね。

会社によって作っている部署はいろいろあります。

私のように広報部でつくってるところ。

総務部、人事部、秘書課。

会社の形態、社内報に求める役割によっていろいろ変わります。

うちの場合、社内の情報をあまねく集め、経営と現場をつなぐ、という編集コンセプトがあるので、社内の情報を扱っている広報部で社内報をつくっています。

内容も会社によってさまざまです。

経営方針の浸透、従業員のモチベーションアップ、情報掲示板的な役割。

さまざまな形がある社内報をひとことで表すとしたら、どうなるか。

それは、

「会社の今を映しだす鏡」です。

社内報を見れば、その会社の今考えていること、従業員や社内の雰囲気など、いろいろなことがわかります。

そんな社内報。どうやってつくっていると思いますか？

2. 具体的な仕事内容

私は1人で企画から発刊までを担当しています。

その工程を大きくわけると、次のようになります。

⓪情報収集

①企画

②取材

③原稿執筆

④レイアウト編集

⑤校正

⑥発送先などの管理

それでは順に見ていきましょう。

⓪情報収集

これがキモです。

まず、号全体のテーマを決めるための情報収集を実施します。

集めるのは、社内でホットな話題、従業員が興味を持っているであろう話題、今知っておかないとまずい話題などです。

集め方は、社内の通信員に聞く、自分の足で拾いに行く、上司に聞く。もしくは、経営会議などで出てきたキーワードを拾う。そんなところです。

この時点では、ほとんどの情報を却下せず、ストックしておきます。

①企画

集めた情報をもとに、まずは号全体のテーマをざっくり決めます。

ざっくりというのは、「ひとことで言えばこれ！」っていう状態です。

ちなみに、私の会社の今年に入ってからのテーマはこんな感じでした。

2月号　経営方針

4月号　情報収集

6月号　デジタル化

8月号　SDGs

どれも社内の動きをよく見て決めたテーマです。

テーマを決めたら、次はコンテンツを決めます。

私が知っている限りでは、コンテンツはこんなところです。

・役職員へのインタビュー

・アンケート

・対談 or 座談会

・編集事務局の見解記事

・社外インタビュー

テーマとコンテンツが決まったらいよいよ取材です！

②取材

取材では、対象の考えや定量情報を事前に知っておくため、「ヒアリングシート」を準備し、書いてもらいます。

ここがポイントです！！

取材は、準備で8割決まります！！

はい、これはぜひ肝に銘じてください(笑)

慣れてくると、準備段階でほぼ完結することもあるほどです。

話を聞いてそこから話を組み立てるのでは、軸がブレブレなんですね。

事前のヒアリングで本質となるテーマを予想し、

本番はそれを意識しながら話を振っていきます。

そうすると、相手もそれに付随するエピソードやキーワードを出してくれます。

ほいほい出てきます。

もし予想と違ったときは、無理せず相手に聞きます。

「一番伝えたいことって何でしょうかね、、、？」

ここで大事なのは、困った顔をすること(笑)

社内報担当はキャラづくりも大事な仕事です。

取材は、こんなところでしょうか。

インタビューを前提とした紹介をしましたが、ほかのコンテンツについては別の機会に詳しく紹介したいと思います。

次は、原稿執筆です。

③原稿執筆

取材で得た情報をもとに、原稿を執筆します。

会社によっては、外部ライターをつかうのが主流のところも多いですね。

当社にはそのような余裕はありません、、、(笑)

自分で書いています。その際、いつも気にするのは、ひとつです。

「本人の生の言葉をいかにつかうか」です。

意外と、書いてみるとわかるんですが、きれいな言葉に意訳してしまったり、

課題解釈しすぎたり。これは、かしこい人ほどありがちです(笑)

もっと単純でいいんです。

そのまま使います。

導入部分と締めをしっかりつくれば、あとはそのままでOKです！

あとは、習うより慣れろの部分が多いと思います。

社内報担当者は、ライターを専門でやるわけではないので、そこまで専門的な能力を追求しすぎてもオーバースペックになる可能性があります。（もちろんあるに越したことはないです）

各記事の原稿が仕上がってきたら、レイアウト・編集に移ります！

④レイアウト・編集

出てきた原稿や撮影した写真をレイアウトしていきます。

ここも、話始めると終わりがないので、簡単にひとことで。

キーワードは　アイキャッチ　です

eye catch、読者の目を捕まえるってことですね。

ページを開いたときに、いかに「おっ！」を生み出すかです。

その技法はたくさんありすぎて、私もまだまだ勉強中です。

いくつか知っているものを紹介すると、こういうやつですね。

私は、スコップ売りになりたい。

何気ない文章ですが、「私」が目に入りますね。

それはもう、アイキャッチされているわけです。

もちろん画像を使ってのアイキャッチもたくさんありますが、苦手分野のため割愛します、、、(笑)

最後に校正です！

⑤校正

大事な大事な校正作業です。

誤字脱字がないか、デザインの改善点はないか、すべてをチェックします。

ここでもキーワードを。

「木を見て森を見ず」に要注意！

自分で作った文章やデザインを見返していると、つい細かな点ばかり探してしまいます。自分で作ったので、ある程度は問題ないと思っちゃいますからね。

だがしかし、、、！！！

よくある問題は、木ではなく森を見たときに判明します。

「あれ、前のページとデザインがちがう、、、」

「さっきと言葉の綾があるぞ、、、」

よくあります。

これらをなくすにはどうするか。

答えは簡単です。

校正担当者を増やしましょう(笑)

はじめて読んでもらう人には、編集サイドが気付かない「大きな森レベルの間違い」を見つけてもらえる可能性が高いです。

逆に編集担当者は、細かな点までくまなく探しましょう。

これですみわけをすれば、完璧です！

これでほぼ完成です！

⑥発送先などの管理

これはいわば雑務ですね。できればアシスタントの若手にお願いしたい作業です(笑)

会社によっていろいろ異なると思いますので、割愛！！

以上、社内報の役割とおおまかな流れでした。

続きのブログでは、そこから得られた知識やスキルをどのように生かすか、

自分なりに考察をしたいと思います！

社内報担当者様に届け～！！！